INTERFACCIA UTENTE
L’applicazione e stata pensata per rendere il più semplice possibile il lavoro dell’operatore consentendo di aprire più maschere dell’applicazione contemporaneamente. Tutte le maschere presentano funzionalità comuni quali l’esportazione dei dati o l’utilizzo di filtri rapidi per la ricerca delle informazioni.

SUPPORTO PER MONITOR SECONDARIO
Grazie al supporto per monitor multipli è possibile visualizzare su un secondo monitor maschere o documenti. In questo modo si elimina il problema di dover stampare un documento per consultarlo mentre si effettuano le registrazioni. Inoltre è sempre possibile spostare una qualunque delle maschere aperte dall’applicazione sul secondo monitor per confrontare dati o per visualizzare alcune informazioni mentre se ne gestiscono altre.

MULTI STUDIO E MULTI UTENTE
E’ possibile gestire più studi di amministrazione con più utenti che lavorano contemporaneamente. Ad ogni utente possono essere assegnati permessi personalizzati per differenziare le aree di lavoro. Più utenti possono lavorare su aspetti diversi dello stesso condominio senza problemi. Per ogni studio di amministrazione è possibile indicare più amministratori e associarli ai condomini amministrati.

ESPORTAZIONE DATI E STAMPE
La maggior parte delle griglie visualizzate all’interno del programma sono esportabili in Excel per permettere una rielaborazione dei dati all’esterno del programma. Tutte le stampe generate sono esportabili in formato PDF e in altri formati modificabili.

MULTI CONDOMINIO
Durante la sessione di lavoro è possibile lavorare contemporaneamente su più condomini, è possibile per esempio visualizzare il preventivo di un condominio e generare i solleciti di un secondo condominio senza dover obbligatoriamente chiudere la maschera del preventivo del primo condominio.

CONDOMINI
Nessun limite al numero di condomini che possono essere gestiti, ne al numero di unità immobiliari. I condomini possono essere gestiti in forma semplice o a corpi per rappresentare meglio la struttura fisica dello stabile.

SOGGETTI E FORNITORI
Il soggetto o il fornitore viene definito una volta sola a livello di studio e può essere riutilizzato tutte le volte si deve utilizzare un’anagrafica di quel tipo. In questo modo si rimuove la necessità di duplicare le informazioni su più schede anagrafiche e i possibili errori che da questo derivano.

GESTIONI E INTESTATARI
Le gestioni rappresentano i vari esercizi (ordinari, straordinari, ecc) e definiscono tutti gli aspetti di natura contabile relativi a un determinato periodo. Le gestioni possono essere aperte in qualunque momento e possono essere aggiornate automaticamente per riportare modifiche fatte a quelle precedenti. All’interno della gestione ci sono gli intestatari che definiscono che ruolo riveste un soggetto (conduttore, proprietario, ecc).

INTESTATARI (CONDUTTORI, PROPRIETARI, ECC)
Esistono quattro percentuali per la suddivisione delle spese che identificano i quattro capitoli generali (conduzione, proprietà, usufrutto e nuda proprietà). Per ogni intestatario è possibile personalizzare le spese per trasferirne in parte ad altre posizioni.

PIANO DEI CONTI
Il piano dei conti è a due livelli (mastro e conto) ed è definito per ogni singola gestione con la possibilità di copiarlo da quella precedente o da un altro condominio (questo per facilitare le procedure di inserimento di un nuovo condominio e la standardizzazione del piano dei conti). Il mastro definisce come saranno ripartite le spese e il conto è il capitolo di spesa in cui saranno inseriti gli importi. I mastri utilizzano le quattro percentuali di spesa per stabilire a chi addebitare gli importi registrati.

Nei conti è inoltre possibile andare ad utilizzare raggruppamenti specifici (per es. per corpo, per scala, per colonna o personalizzato) per partizionare la spesa solo su una parte degli intestatari.

TABELLE MILLESIMALI
Le tabelle millesimali sono definite all’interno della gestione e non vi è alcun limite al numero di tabelle che si possono definire. Le tabelle vengono poi espanse per andare a definire i millesimi dei singoli intestatari definiti sulle unità immobiliari.

Il software offre funzioni di verifica dei millesimi definiti e funzionalità automatizzate per unire più tabelle o calcolare tabelle partendo da tabelle multiple.

RAGGRUPPAMENTI
E’ possibile definire raggruppamenti personalizzati per la suddivisione delle spese. In automatico vengono definiti i raggruppamenti che rappresentano i corpi del condominio (se presenti)

PREVENTIVO
Il preventivo è definito a livello di gestione, per ogni gestione posso elaborare uno o più preventivi uno solo dei quali diventerà quello confermato che andrà a generare le rate. Durante l’elaborazione del preventivo si possono utilizzare i saldi precedenti, i versamenti in acconto e le rate in acconto richieste.

Il numero di rate e i criteri di utilizzo dei saldi e dei versamenti è completamente personalizzabile dall’utente, inoltre è possibile rielaborare un preventivo conservando l’importo di alcune rate per gestire integrazioni al preventivo. Tutti i dati di elaborazione sono storicizzati per mantenere sempre in archivio il preventivo approvato dall’assemblea.

Tutte le stampe generate dal preventivo possono essere generate sia in forma dettagliata che in forma accorpata per singolo soggetto.

GESTIONE DEI SUBENTRI
L’inserimento dei subentri è gestita in modo completamente guidato, permettendo di effettuare subentro prima o dopo la generazione del preventivo. Il programma calcola automaticamente le quote e gli importi ripartendoli tra le posizioni uscite e quelle entrate ma lascia comunque la possibilità all’utente di intervenire manualmente sui calcoli proposti.

Nel caso di annullamento di un subentro la situazione originale viene ripristinata automaticamente.

RATE E MAV
La rate sono emesse per la singola posizione all’interno dell’unità immobiliare. E’ inoltre possibile emettere rate di acconto prima dell’elaborazione del preventivo o rate straordinarie successive all’approvazione dello stesso. Una volta emesse le ratte è possibile inviare avvisi MAV per l’incasso che andranno a registrare generare i versamenti una volta che si saranno ricevuti gli esiti.

VERSAMENTI
La registrazione dei versamenti avviene per soggetto in modo da avere una registrazione di versamento per ogni movimento effettivo che si verifica sul conto corrente del condominio. Il singolo versamento può andare a suddividersi su più rate e di più gestioni dello stesso soggetto. Nel caso di versamenti in eccesso è possibile registrarli in acconto per una determinata unità immobiliare e utilizzarli successivamente per saldare altre rate.

SOLLECITI ED ESTRATTOCONTO
Generazione e storicizzazione dei solleciti di pagamento inviati con la possibilità di personalizzare il modello dei solleciti e di distinguere tra primo, secondo e successivi. In automatico può essere generata la copia del sollecito per il proprietario ed un estrattoconto riepilogativo di tutte le rate e i versamenti di una singola posizione.

La funzionalità di generazione dei solleciti prevede inoltre una visualizzazione generale della situazione del condominio con dettaglio delle singole rate che può operare su più gestioni contemporaneamente.

SPESE E AUTOMATISMI
La registrazione delle spese permette di inserire la spesa una sola volta e di suddividere l’importo su più gestioni. L’importo della spesa viene distinto tra importi normali e ritenute da versare per generare uno stato patrimoniale più chiaro.

E’ possibile definire automatismi per velocizzare la registrazione delle spese. Ogni automatismo prevede la possibilità di indicare una descrizione predefinita della spesa e di utilizzare conti multipli in cui suddividere gli importi.

CONSUNTIVO
Il consuntivo è definito a livello di gestione ed è possibile elaborarlo in qualunque momento. Come per il preventivo tutti i dati del consuntivo vengono storicizzati. Lo stato patrimoniale è prodotto in automatico e prende in considerazione tutte le gestione con i relativi debiti/crediti.

E’ possibile confrontare il consuntivo con il preventivo approvato e avere il dettaglio delle singole spese che sono state inserite in un conto di spesa.

MOVIMENTI E GESTIONE INCASSI
Registrazione manuale di movimenti o di gruppi di movimenti per la movimentazione dei fondi e possibilità di dedicare un fondo alla gestione incassi. Generazione dell’estrattoconto di tutti i fondi per facilitare la quadratura contabile.

RICONCILIAZIONE BANCARIA
Tramite l’importazione dei tracciati di rendicontazione bancaria CBI è possibile velocizzare ulteriormente la registrazione dei versamenti, delle spese di banca e l’individuazione di quei movimenti che non sono strti registrati nella parte contabile.

La riconciliazione avviene in forma semiautomatica lasciando all’utente la possibilità di riconciliare manualmente quelle situazioni che il software non è in grado di individuare in autonomia.

PROTOCOLLAZIONE FATTURE
Il documento principale da cui parte la contabilità è la fattura. Le fatture vengono protocollate e archiviate digitalmente all’interno del software per permettere in qualunque momento la consultazione del documento scansionato. In questo modo quando si va a registrare la spesa o a pagare il fornitore è sempre disponibile il documento digitale di riferimento.

A seguito della protocollazione della fattura vengono create in automatico le scadenze per i pagamenti ed è immediatamente possibile procedere alla registrazione della spesa a bilancio.

SCADENZARIO PAGAMENTI
Lo scadenzario viene alimentato dalla protocollazione fatture e gestisce automaticamente scadenze normali e scadenze per le ritenute. La generazione di un bonifico o di un F24 avviene con pochi semplici passaggi e produce il tracciato CBI per effettuare il pagamento tramite l’homebanking del proprio conto corrente.

MODELLI AC E 770
Partendo dalla protocollazione delle fatture e dalla registrazione dei pagamenti modelli fiscali AC e 770 sono generati automaticamente dal programma in modo semplice e rapido.

Le certificazioni delle ritenute verso i fornitori sono generate in automatico sempre partendo dai dati dei pagamenti.

DETRAZIONI FISCALI
Le pratiche di detrazione fiscale sono automatizzate. Partendo dalla registrazione delle spese e dai versamenti fatti dai condomini i prospetti di certificazione sono calcolati automaticamente e possono comprendere anche più gestioni e più anni di certificazione.

ASSEMBLEE
La convocazione dell’assemblea e la redazione del verbale con tutti gli aspetti ad esso collegati sono gestiti direttamente all’interno del software. L’amministratore può predisporre le convocazioni ed inviare ai condomini con pochi semplici click.

La redazione del verbale è guidata ma allo stesso tempo personalizzabile tramite i modelli di documento.

COMUNICAZIONI
Il modulo per la gestione delle comunicazioni permette di inviare comunicazioni generiche o personalizzate e di gestire in completa autonomia tutti i modelli necessari allo studio.

Le singole comunicazioni possono essere ulteriormente personalizzate nel singolo documento per inserire per esempio note specifiche per un certo condomino.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI
Per ogni condominio è possibile creare una struttura di cartelle in cui archiviare documenti. All’interno di queste cartelle è possibile archiviare in modo rapido le stampe generate dal programma o le comunicazioni che vengono inviate ai condomini.

Ogni documento può contenere allegati ed essere associato a singoli condomini. Durante l’archiviazione in seguito ad invio tramite email o tramite postalizzazione viene memorizzato il metodo di invio e l’operatore che lo ha eseguito.

GESTIONE DELLE STAMPE
Tutte le stampe sono esportabili in formato PDF o in altri formati modificabili dall’utente. Le stampe possono essere combinate per formare un fascicolo da inviare ai condomini tramite email o tramite sistema di postalizzazione.